La gestione di un’associazione o di un ente no profit – come ad esempio le associazioni sportive, le onlus, gli enti sociali del terzo settore – necessita di attenzione particolare e l’impiego di strumenti professionali adeguati al fine di gestire la contabilità nel rispetto delle leggi in vigore.
Gli obblighi contabili servono ad essere in regola con il fisco e le normative e consentono all’associazione di ottenere anche alcuni benefici fiscali.
Per riuscire ad assolvere correttamente a questi adempimenti una soluzione è quella offerta dall’uso corretto di un software per le associazioni, come quello di Asso 360, pensato appositamente per queste peculiari realtà.
Ecco nel dettaglio quali sono le principali funzionalità di un gestionale per la contabilità delle associazioni.
Gestionale per la contabilità delle associazioni: le caratteristiche
Il gestionale per la contabilità come il software ideato per le associazioni da Asso360 è una soluzione idonea per riuscire a gestire al meglio le realtà che operano nel terzo settore, associazioni sportive ed enti no profit.
I normali gestionali, dato l’ambito fiscale e normativo nelle quali operano le associazioni, non sono idonei e rischiano di indurre addirittura in errore chi si occupa della contabilità.
Con questo tipo di software, invece, si ha uno strumento studiato appositamente per gli assolvimenti delle associazioni al fine di gestire al meglio le attività dell’associazione, sia dal punto di vista fiscale, sia operativo.
Ecco alcune caratteristiche fondamentali e le funzionalità indispensabili di un software di gestione per le associazioni.
Contabilità dell’associazione
La contabilità è molto importante per le associazioni. A seconda della tipologia, è possibile utilizzare il software al fine di avere un libro contabile sempre aggiornato e visibile a tutti i soci. La gestione contabile viene infatti condivisa su un cloud accessibile da qualunque dispositivo.
Ricevute per soci e tesserati
Ogni socio o tesserato che si unisce a un’associazione no profit ecc…ha bisogno di avere una ricevuta del pagamento della quota associativa. Una funzione interessante di software gestionali associazioni come quello di Asso360 è di certo la possibilità di realizzare una ricevuta su carta intestata.
Entrate e Uscite dell’associazione
Tutte le associazioni sono per legge obbligate ad annotare nel bilancio tutte le entrate e le uscite, giustificando: acquisti e pagamenti che avvengono con i soldi associativi e della cassa. Attraverso la funzione della prima nota è possibile andare a verificare che ci sia una corrispondenza corretta della contabilità e tracciamento dei movimenti finanziari (qui un approfondimento).
Libro IVA
Alcune associazioni hanno la Partita IVA, questo vuol dire mantenere anche la contabilità del Libro IVA come previsto dalla Legge, al fine di effettuare i giusti calcoli e conoscere con anticipo anche l’ammontare della liquidazione di questa alla scadenza.
Reportistica
Un software funzionale per riuscire a gestire al meglio i risultati dell’associazione e per verificare che tutto stia andando come dovrebbe deve presentare anche una buona sezione per la reportistica.
Grazie alla sezione report è possibile scegliere i campi di operatività e procedere alla realizzazione di rapporti personalizzati che sono utili a dimostrare le attività svolte, proventi e spese dell’associazione.
Perché la gestione delle associazioni deve essere svolta al meglio?
La normativa richiede che la formulazione e tenuta di tutti i documenti contabili delle associazioni sia svolta in modo corretto da parte del suo presidente e dell’eventuale consiglio di direzione. I documenti vanno depositati presso la sede sociale e possono essere oggetto di controllo da parte delle forze dell’ordine preposte che possono richiedere la visione dei libri contabili dell’associazione.
La visione della contabilità dev’essere sempre garantita anche ai soci che possono eventualmente effettuare contestazioni, appunti o osservazioni sull’ente e il relativo regime fiscale. L’accortezza dunque è quella di tenere sempre un registro puntuale, attento e che non possa essere intaccato né alla visione dei soci né durante eventuali controlli.
Con un software gestionale e contabile per associazioni è possibile tenere al meglio la contabilità e i fogli destinati alle verifiche di cassa periodiche dove si devono annotare le entrate e le uscite dell’associazione e le causali che sono riferite a quello specifico periodo di tempo. Conservando anche tutta la documentazione delle spese ed eventuali contratti che sono stipulati dall’associazione.
La contabilità delle associazioni e la tenuta del conto delle spese è essenziale in quanto queste per legge devono utilizzare tutti gli utili e i proventi solo per la loro realtà associativa e per pagare le persone eventualmente impiegate per perseguire gli scopi associativi. Non si possono ottenere invece proventi personali o utili che non vengono riutilizzati per il sostentamento dell’associazione.
I vantaggi dei gestionali per un’associazione
Gestire un’associazione dunque può essere molto complesso dal punto di vista: normativo, fiscale, operativo. Con un giusto software per l’associazione è possibile ottenere, dunque, diversi vantaggi quali:
- Gestione attenta della contabilità
- Evitare eventuali multe durante i controlli
- Dare ai soci la possibilità di verificare i libri contabili
- Redigere più facilmente il bilancio
- Avere sempre sotto controllo l’operatività dell’associazione
In conclusione, con un buon gestionale e software contabilità si ha la possibilità di ottenere il massimo dall’efficienza nella gestione di associazioni di grandi, piccole o medie dimensioni.