Archiviare i documenti tramite conservazione sostitutiva
Siamo negli anni della fattura elettronica, dei documenti condivisi online con servizi di cloud storage come google drive o dropbox, delle riunioni via smartphone tramite zoom, non si può quindi sentire ancora parlare di archivi esclusivamente cartacei.
Un azienda o qualsiasi professionista che per forza di cosa deve archiviare e conservare documenti fiscali non può avere solo un archivio cartaceo, in quanto molti documenti vanno conservati anche per 10 anni, e a lungo andare la carta occupa molto spazio.
Come archiviare quindi? La risposta è una sola:
per archiviare e conservare a norma i documenti la conservazione sostitutiva è la strada da percorrere e lo afferma anche il Decreto 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Uno dei motivi principali per cui è importante archiviare i documenti tramite conservazione sostitutiva è che spesso i documenti conservati in formato cartaceo vengono smarriti, oppure si deteriorano a causa dell’umidità di taluni archivi.
Provate a pensare ai commercialisti, ad esempio. Un commercialista non si può permettere il lusso di perdere la documentazione, magari in copia unica, di un cliente, sarebbe un vero disastro.
Con la conservazione sostitutiva fatta tramite archiviazione digitale, si ha perciò la sicurezza di poter accedere sempre, in qualsiasi momento, e volendo anche da qualsiasi luogo, ai documenti necessari.
I vantaggi dell’archiviazione digitale
I vantaggi che rendono la procedura della conservazione sostitutiva la soluzione ideale per aziende, studi e professionisti, sono molti, e portano alla fine anche ad un risparmio economico.
Vediamo quindi meglio quali sono questi vantaggi:
- Rispamio sui costi di stampa
Se pensiamo a quanti documenti vengono emessi e stampati giornalmente facciamo presto a capire il risparmio che si avrebbe in termini di carta, toner e manutenzione stampanti se questi documenti venissero salvati direttamente su supporto informatico. - Risparmio di tempo e spazio.
Una volta stampato un documento bisogna anche metterlo in archivio, magari farne una doppia coppia, e queste operazioni costano tempo, ma anche spazio, in quanto gli archivi a volte sono vere e proprie stanze. - Ricerche più efficaci.
Se un archivio non è organizzato perfettamente, e questo significa dedicarci tempo, alla lunga può essere difficile rintracciare un determinato documento, mentre con la conservazione sostitutiva la reperibilità di un documento è pressoché immediata.Sicurezza
Un archivio digitale, inoltre, può tranquillamente essere duplicato in tempi rapidissimi ed avere un suo backup anche in un altro luogo.
Questo fa si che i documenti saranno sempre in qualche modo rintracciabili, anche in caso di disastri, come ad esempio un incendio.
Come funziona la conservazione sostitutiva?
Alla luce delle informazioni appena date, per conservazione sostitutiva si intende quindi l’intero processo informatico atto a garantire che i documenti conservati mantengano il loro valore legale.
I documenti vengono quindi salvati in un documento informatico, che, come da DPCM 3 dicembre 2013, viene così definito:
– E’ un documento digitale nativo (PDF, documento word)
– E’ un documento cartaceo salvato in formato digitale (scansione, foto)
Il processo di conservazione deve sempre garantire alcune caratteristiche fondamentali dei documenti:
– Autenticità
– Leggibilità
– Integrità
– Reperibilità
– Affidabilità
Ricordiamo quindi che per fare conservazione sostitutiva a norma di legge non è sufficiente salvarli semplicemente su un Hard Disk, ma bisogna che vi siano anche firma digitale e marca temporale, proprio per garantire le caratteristiche richieste.
La firma digitale serve a garantirne l’autenticità, mentre la marca temporale serve ad associare il documento a data e ora ben precisi.
Ecco quindi che non si può fare conservazione sostitutiva in modalità “casalinga”, ma è necessario dotarsi di tutti gli strumenti necessari per archiviare secondo normativa, e da qui nasce la necessità di affidarsi ad aziende che fanno della conservazione sostituiva il loro business, garantendo quindi uno standard di qualità elevato.