All’inizio del 2021 si è conclusa l’adozione ufficiale dell’ordine elettronico (qui un approfondimento per capire di cosa si tratta) da parte di tutte le pubbliche amministrazioni che fanno parte del Sistema Sanitario Nazionale: un passo importante, che nei prossimi anni coinvolgerà tutte le pubbliche amministrazioni del nostro Paese e, di conseguenza, le aziende loro fornitrici. Cerchiamo di capire in pochi passaggi in cosa consiste, allora, l’ordine elettronico e perché è bene capire come funziona.
L’ordine elettronico NSO
Dal gennaio 2021, tutti gli enti che appartengono al SSN hanno dovuto adeguarsi alle modalità di ordinazione elettronica per l’acquisto di servizi, mentre già dal 2020 avevano iniziato ad avvalersi di questa modalità per l’acquisto di beni.
Attraverso l’ordine elettronico, la gestione del processo di ordinazione avviene totalmente in digitale, garantendo la trasparenza e la tracciabilità delle operazioni e facilitando la riconciliazione con le fatture elettroniche corrispondenti, che può avvenire in modo totalmente automatico.
Dal punto di vista tecnico, l’ordine elettronico è costruito secondo il formato UBL XML, uno standard PEPPOL, e la sua trasmissione avviene attraverso la piattaforma NSO (Nodo Smistamento Ordini).
Simile come impostazione alla ben nota piattaforma SDI, NSO è gestito dalla Ragioneria generale dello Stato e garantisce la gestione degli ordini elettronici e la comunicazione e lo scambio dei documenti di ordine tra le pubbliche amministrazioni e le aziende loro fornitrici, proprio come un postino digitale. NSO, infatti, si occupa di garantire l’esecuzione di tre passaggi fondamentali:
- Identificazione univoca del Messaggio, che contiene il documento d’ordine;
- Validazione del Messaggio, che avviene verificando la correttezza dei dati presenti nel documento;
- Trasmissione del Messaggio validato.
Attraverso questi step, NSO gioca un ruolo fondamentale nella gestione degli ordini elettronici della pubblica amministrazione.
Inoltre, proprio perché il sistema si appoggia sui formati e sulla infrastruttura PEPPOL, tutto il sistema è già proiettato verso un contesto di piena interoperabilità cross-border, in modo da facilitare, in prospettiva, le interazioni tra soggetti internazionali.
Tutti i tipi di ordine elettronico
Il sistema di ordine elettronico NSO è strutturato in modo tale da comprendere tutte le possibili interazioni tra il Cliente (o un suo Intermediario) e il Fornitore, attraverso diverse tipologie di processo e di documenti.
Possiamo distinguere, infatti, tre tipologie di ordine:
- Ordine semplice, che prevede l’invio dell’Ordine iniziale dal Cliente al suo Fornitore;
- Ordine completo, che prevede un processo più articolato, in cui il Fornitore può inviare una Risposta e il Cliente può a sua volta rispondere con un Ordine di riscontro, per confermare, modificare o rifiutare il Documento ricevuto dal Fornitore;
- Ordine pre-concordato, un processo “a poli invertiti”, in cui è il Fornitore ad inviare alla pubblica amministrazione l’ordine, sulla base di accordi stipulati preventivamente.
Il Documento d’ordine, poi, può configurarsi come Ordine iniziale, Ordine di revoca, Ordine di riscontro, Ordine collegato, Ordine di convalida, Ordine sostitutivo, a seconda del contenuto e della funzione del documento stesso.
Queste caratteristiche rendono possibile gestire in digitale l’intero processo d’ordine.
Il futuro dell’ordine elettronico NSO
Attualmente, utilizzare l’ordine elettronico è obbligatorio solo per gli enti che fanno parte del SSN e per i loro fornitori, ma nei prossimi anni l’obbligo si estenderà certamente fino a comprendere tutte le pubbliche amministrazioni nella loro totalità e coinvolgendo, quindi, un numero sempre maggiore di aziende.
La gestione degli ordini digitali nella pubblica amministrazione rappresenta un passo fondamentale verso la completa digitalizzazione dei processi di procurement, iniziata con l’introduzione della fattura elettronica. È fondamentale, quindi, proseguire su questa strada ed è essenziale per le aziende non solo familiarizzare con la gestione degli ordini elettronici NSO, bensì prepararsi a gestire in formato digitale una gamma sempre più ampia di documenti commerciali, per non farsi cogliere impreparate dall’evolversi di questi scenari.